משרדים ועסקים רבים אחרים, לא משנים את שיטת התיוק שלהם כשהם הופכים לעסקים גדולים יותר. שיטות עבודה שהתאימו לעסק בן שלושה שותפים, לאו דווקא מתאימות לעסק עם למעלה מעשרים עובדים.
עסקים, כמו משרדי עורכי דין, משרדי רואי חשבון, אדריכלים ומשרדים אחרים נוהגים לבנות ארכיב. כשהעסק והארכיב קטנים, אין בעיה לעקוב אחר שינויים בו באופן ידני. עסק גדול זקוק לאמצעי מעקב מתוחכמים יותר. הטמעת תוכנות ברקוד הן הכרח בכל משרד גדול, בדיוק כמו תוכנות ניהול משרד אחרות. בשילוב עם קוראי ברקוד משרד יכול לעקוב בקלות אחרי תנועה של תיקים אל ומתוך הארכיב. ניתן גם ליישם את הקיטלוג לפני שתיק מגיע לארכיב, ולקטלג את התיקים הפעילים בעזרת תוכנות ברקוד. איתור ומעקב אחרי תיקים אלה יהיה פשוט באופן משמעותי בעזרת קוראי ברקוד ובעזרת תוכנות ברקוד.
המשרד שאני עובד בו התחיל בקטן – שלושה שותפים בלבד. עם שנים הוא הלך וגדל גדל, אבל ההתנהלות שלו בכל הנוגע לתיוק וארכיב נותרה זהה. ניסינו להמשיך ולהחזיק ארכיב, אבל בשלב מסוים מצאנו את עצמנו עם זוג מחסנים עצומים שרועים באנדרלמוסיה, ולא ניתן היה למצוא תיקים כלל.
לאחר שכמעט איבדנו לקוח גדול משום לא מצאנו תיק מאד חשוב שלו, החלטנו לבנות מחדש את הארכיב שלנו: רכשנו ארגזים, תוכנות ברקודים להדפסה, ותרגום ברקודים ושני קוראי ברקוד. התחלנו מעקב אלקטרוני אחרי הארכיב, וגילינו שכשהארכיב שלנו מסודר - אנחנו לא באמת זקוקים לשני אזורי אחסון, אלא רק לאחד. אז הנה כבר החזרנו את ההוצאה הכספית על תוכנות הברקוד ועל קוראי ברקוד! ובאמת שזה כל כך פשוט, ועושה את העבודה שלנו כל כך הרבה יותר יעילה שהחלטנו שאנחנו מתחילים להצמיד ברקודים לכל התיקים שלנו, עוד לפני שהם נשלחים לארכיב.
בנוסף, החלטנו לרכוש עוד שני קוראי ברקוד! ההחלטה הזאת הייתה לא פחות מגאונית. לוקח לעובדים שניות למצוא את התיק שהם מחפשים. זה רק עניין של איתור התיק בגיליון האלקטרוני, מציאתו, סריקת התיק עם אחד מקוראי הברקוד, ועדכון מיקומו במערכת!
הארכיב של המשרד מעולם לא היה נגיש כל-כך, והעבודה מעולם לא זרמה כפי שהיא עכשיו, לפני שהטמענו תוכנות ברקוד במשרד!
עסקים, כמו משרדי עורכי דין, משרדי רואי חשבון, אדריכלים ומשרדים אחרים נוהגים לבנות ארכיב. כשהעסק והארכיב קטנים, אין בעיה לעקוב אחר שינויים בו באופן ידני. עסק גדול זקוק לאמצעי מעקב מתוחכמים יותר. הטמעת תוכנות ברקוד הן הכרח בכל משרד גדול, בדיוק כמו תוכנות ניהול משרד אחרות. בשילוב עם קוראי ברקוד משרד יכול לעקוב בקלות אחרי תנועה של תיקים אל ומתוך הארכיב. ניתן גם ליישם את הקיטלוג לפני שתיק מגיע לארכיב, ולקטלג את התיקים הפעילים בעזרת תוכנות ברקוד. איתור ומעקב אחרי תיקים אלה יהיה פשוט באופן משמעותי בעזרת קוראי ברקוד ובעזרת תוכנות ברקוד.
המשרד שאני עובד בו התחיל בקטן – שלושה שותפים בלבד. עם שנים הוא הלך וגדל גדל, אבל ההתנהלות שלו בכל הנוגע לתיוק וארכיב נותרה זהה. ניסינו להמשיך ולהחזיק ארכיב, אבל בשלב מסוים מצאנו את עצמנו עם זוג מחסנים עצומים שרועים באנדרלמוסיה, ולא ניתן היה למצוא תיקים כלל.
לאחר שכמעט איבדנו לקוח גדול משום לא מצאנו תיק מאד חשוב שלו, החלטנו לבנות מחדש את הארכיב שלנו: רכשנו ארגזים, תוכנות ברקודים להדפסה, ותרגום ברקודים ושני קוראי ברקוד. התחלנו מעקב אלקטרוני אחרי הארכיב, וגילינו שכשהארכיב שלנו מסודר - אנחנו לא באמת זקוקים לשני אזורי אחסון, אלא רק לאחד. אז הנה כבר החזרנו את ההוצאה הכספית על תוכנות הברקוד ועל קוראי ברקוד! ובאמת שזה כל כך פשוט, ועושה את העבודה שלנו כל כך הרבה יותר יעילה שהחלטנו שאנחנו מתחילים להצמיד ברקודים לכל התיקים שלנו, עוד לפני שהם נשלחים לארכיב.
בנוסף, החלטנו לרכוש עוד שני קוראי ברקוד! ההחלטה הזאת הייתה לא פחות מגאונית. לוקח לעובדים שניות למצוא את התיק שהם מחפשים. זה רק עניין של איתור התיק בגיליון האלקטרוני, מציאתו, סריקת התיק עם אחד מקוראי הברקוד, ועדכון מיקומו במערכת!
הארכיב של המשרד מעולם לא היה נגיש כל-כך, והעבודה מעולם לא זרמה כפי שהיא עכשיו, לפני שהטמענו תוכנות ברקוד במשרד!
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה